오늘은 새로운 AI 기능을 공부하다가 발견한 이야기가 아니다.
오히려 평소 하던 일을 하나 처리하다가 생각이 꼬리에 꼬리를 물면서 전혀 다른 AI 활용법을 발견하게 된 이야기다.
최근 해외 업체 담당자와 투수콘크리트(Pervious Concrete System)의 한국 도입 가능성을 놓고 이메일을 주고받고 있었다. 다음 주 초에는 이 문제와 관련해 국내 주요 고객과 미팅도 예정되어 있다.
미팅 준비를 생각하다가 문득 궁금해졌다.
“그동안 이 업체와 어디까지 이야기가 진행됐지? 지금 내가 기다리고 있는 답변은 무엇이었지?”
예전 같았으면 Gmail 검색창에 회사명이나 담당자 이름을 입력하고 관련 메일을 하나씩 열어봤을 것이다.
이번에는 그렇게 하지 않고 ChatGPT에게 최근 주고받은 이메일을 찾아 진행 상황을 정리해 달라고 부탁했다.
얼마 지나지 않아 이메일의 흐름이 정리됐다. 어떤 이야기가 오갔는지, 현재 어느 단계에 있는지, 상대방에게 무엇을 기다리고 있는지를 다시 확인할 수 있었다.
사실 여기까지는 크게 특별할 것이 없다. Gmail을 연결해 ChatGPT로 이메일을 검색하거나 내용을 요약하는 방법은 이미 활용하는 사람도 있을 것이다.
“상대방 답변을 기다리는 것만 확인할 게 아니라, 혹시 내가 답장을 해야 하는데 잊고 있는 메일은 없을까?”
바로 이 질문에서 일이 조금 달라지기 시작했다.
나는 여러 해외 업체와 동시에 일을 진행한다. 하루에도 여러 프로젝트의 이메일이 들어온다. 중요한 메일은 바로 답하지만 출장이나 미팅이 겹치는 날에는 “이따가 답해야겠다”고 생각하고 넘기는 경우도 있다.
문제는 그 ‘이따가’가 며칠이 될 수도 있다는 것이다.
상대방이 답장을 보내지 않은 메일도 찾아야 하지만, 내가 답장을 보내지 않은 메일 역시 관리해야 한다.
그렇다고 매일 받은편지함을 처음부터 끝까지 다시 훑어보는 것은 비효율적이다.
그때 ChatGPT 화면의 메뉴들을 다시 살펴보다가 ‘에이전트’라는 기능이 눈에 들어왔다.
“내가 필요할 때마다 메일을 찾는 대신, AI가 정기적으로 확인하게 하면 되지 않을까?”
그래서 그 자리에서 하나를 만들어보기로 했다.
이름은 ‘콘크리트 메일 팔로업’이라고 정했다.
거창한 이름은 아니다. 내가 하는 콘크리트 관련 사업의 이메일을 놓치지 않도록 확인해주는 역할이면 충분하다고 생각했다.
일주일에 세 번 정도 이메일을 살펴보면서 내가 아직 회신하지 않은 것으로 보이는 메일, 상대방 답변을 기다리고 있는 건, 그리고 다시 한번 후속 연락이 필요해 보이는 대화를 확인하도록 했다.
처음 시작은 해외 업체와 주고받은 이메일 한 건이었다.
그 메일의 진행 상황이 궁금해서 ChatGPT에게 찾아달라고 했고, 그 결과를 보다가 내가 답장을 잊은 메일은 없는지 궁금해졌다. 그리고 그 일을 매번 내가 확인할 필요가 있는지 생각하게 됐다.
결국 하나의 이메일 검색이 정기적인 업무 점검 시스템을 만들어보는 데까지 이어졌다.
요즘 AI를 사용하면서 자주 느끼는 것이 바로 이것이다.
처음부터 모든 기능을 알고 시작할 필요가 없다는 것이다.
나도 ChatGPT의 수많은 기능을 모두 알고 사용하는 것이 아니다. 일을 하다가 불편한 부분이 생기면 그때 이렇게 생각해본다.
“이것도 AI에게 시켜볼 수 있지 않을까?”
그러다 보면 처음에는 문장을 만들어주는 도구였던 AI가 자료를 찾아주는 도구가 되고, 그다음에는 내가 놓친 일을 찾아주는 도구가 된다.
이번에는 거기에서 한 걸음 더 나아가 정기적으로 확인하는 일까지 맡겨본 것이다.
물론 오늘 만든 ‘콘크리트 메일 팔로업’이 실제로 얼마나 도움이 될지는 조금 더 사용해봐야 한다.
중요하지 않은 메일까지 골라내지는 않는지, 정말 내가 놓친 회신을 찾아주는지, 일주일에 세 번이라는 주기가 적절한지도 경험해봐야 한다.
잘 안 맞으면 수정하면 된다.
AI를 사용하면서 이제는 새로운 기능이 나올 때마다 모든 사용법을 먼저 공부하려고 하지 않는다.
오히려 내가 매일 반복하고 있는 일을 살펴보는 편이 더 빠르다.
메일 확인, 자료 검색, 후속 연락, 일정 점검처럼 계속 되풀이하는 일 가운데 하나를 골라 AI에게 맡겨보는 것이다.
오늘도 그렇게 시작했다.
투수콘크리트 관련 이메일 하나를 확인하려고 했을 뿐인데, 결국 나는 내 이메일을 정기적으로 살펴보는 AI 에이전트 하나를 만들었다.
AI를 배우는 방법이 꼭 거창할 필요는 없는 것 같다.
내가 오늘 두 번 한 일을 내일도 또 해야 한다면, 그때 한번 물어보면 된다.
“이 일도 AI가 대신 해줄 수 있을까?”
🐯 타이거의 한마디
새 기능을 모두 외우는 것보다, 실제 업무에서 반복되는 일 하나를 찾아 AI에게 맡겨보는 편이 훨씬 빨랐습니다.
🐯 글쓴이
Tiger (시니어 타이거)
오랜 해외 비즈니스 경험에 AI를 더해 실제 업무 방식을 바꾸는 과정을 기록합니다.